Worauf man bei der Eventplanung auf keinen Fall vergessen sollte.

Phase 1: Grundsätzliche Entscheidungen, Vorplanung

Veranstaltungskonzept
Um Veranstaltungen, wie zum Beispiel eine Hochzeit mit einem Hochzeitsfotografen, erfolgreich und zielgerecht durchzuführen, sollten bereits im Vorfeld einige Überlegungen angestellt werden. Um die Richtung nicht zu verlieren, sollte man ein Ziel definieren, eine Idee kreieren um das Thema perfekt in Szene zu setzen. Der klar optimierten Zielgruppe(n) unterliegen alle weitergehenden Schritte (Konzeption, Programm, Werbemitteleinsatz, Wording etc.)

• Ausgangslage
• Zielgruppe (siehe Checkliste)
  
• Ziele (siehe Checkliste)
  
• Motto/Aufhänger
• Strategie
• Programm
• Organisation
• Massnahmen
• Zeitplan z.B. auch Ankunft bzw. Abreise inklusive ausreichender Zubringezeit zum Flughafen etc., vorgeschlagene Zeiten von Reiseveranstaltern genau nachprüfen!
• Budget (siehe Checkliste)
  
• Logistik
• Infrastruktur
• Konzeption (siehe Checkliste)
• Terminisierung (siehe Checkliste)
  
• Corporate Design berücksichtigen
• Corporate Identity berücksichtigen
  

Phase 2: Organisation

Raumbedarf/Örtlichkeit (siehe Checkliste)

• Anzahl Gäste
• Grösse der Räume und Anzahl
• Bestuhlung (Theater, Seminar, Bankett)
• Tische
• Infodesk
• Pausenzone
• Erreichbarkeit
• Bestimmung Durchführungsort
• Offerten verschiedener Lieferanten
  

Event-Partner (wird ein externer Partner benötigt?) (siehe Checkliste)

• Briefen des Event-Partners
• Auftrag erteilen (was kann intern, was muss extern erledigt werden)
  

Programm (siehe Checkliste)

• Ablaufplan mit Timing
• Verantwortlichkeiten definieren
• Eventmoderation sicherstellen (Begrüssungsrede, Anmoderation
• Referenten, Dankesrede)
• Pausen einplanen
• Rahmenprogramm/Künstler/Showeinlagen

Referenten

• Anfrage Referenten
• Briefing Referenten
• Referentenschilder
• Betreuung Referenten
• Referate und Dokumentationen zur Abgabe einfordern
• Unterkunft/Transport
• Geschenk/Gage
  

Vertragliches / Rechtliches (siehe Checkliste)

• Unterzeichnung der Lieferantenverträge
• gesetzliche Vorschriften prüfen

Werbung / Produktion / Einladungen /Offerteinholung / Produktionsablauf (siehe Checkliste)

• Form und Inhalt
• Adressen generieren
• Response Einladungen (Anmeldefrist, Art der Anmeldung)
• Erreichbarkeit (ÖV, Anfahrts-/Stadtplan, Parkplätze, Taxi, Shuttle)
• Einlassberechtigung und Kontrolle (Namensliste, Tickets, Einladung)
• Unterkunftsmöglichkeiten
• Inhalte diverser Werbemittel (siehe Checkliste)
• Produktionsmittel "Ankündigung" (siehe Checkliste)
• Produktionsmittel "vor Ort" (siehe Checkliste)
• Versand
  

Anmeldungen

• Bestätigungsbrief
• Ansprechperson bei Fragen
• Verantwortlichkeit Anmeldungseingang
• Teilnehmerliste
• Nachfassaktion

Unterlagen Teilnehmer

• Namensschilder
• Arbeitsunterlagen
• Informationsmaterial/Dokumentationen
• Geschenke/Give-Aways
  

Empfang

• Eingangskontrolle
• Signaletik
• Garderobe und Garderobenpersonal
• Empfangstisch und Empfangspersonal
• Registrierung der Gäste
• Abgabe Namensschilder
• Sicherheitsdienst

Technische Hilfsmittel/Infrastruktur /Messe-Technik

• Hellraum-Projektor
• Dia-Projektor
• Beamer
• Flipchart
• Video
• Mikrofone
• Schreibunterlagen
• Smart Board
• Rednerpult
• Laptop/PC
• Moderatoren-Koffer
• Simultanübersetzungsanlage
• Video Conference
• ISDN-Anschlüsse
• Umziehräumlichkeiten
• Lagermöglichkeiten/Umkleideraum
• Faxgerät
• Presseraum
• Anlieferung/Wegweisung Lieferanten
  

Dekoration

• Art der Dekoration
• Sitz-, Tischordnung
• Blumen
• Brandingmöglichkeiten
• Food & Beverage
• Art des Caterings
• Organisation Catering
• Empfangsapéro, Pausendrinks und Snacks
• Getränke auf Rednerpult und Teilnehmertischen
• Barbetrieb

Fotograf

• Verwendungszweck des Bildmaterials definieren
• Digital, Fotos, Dias
• Fotograf organisieren, briefen

Phase 3: Unmittelbar vor dem Event

• Definitive Anzahl Gäste an Caterer
• Besuch der Lokalität
• Auflegen von Unterlagen, Namensschildern
• Branding anbringen
• Briefing des firmeneigenen sowie externen Personals (Werbedamen, Promotiongirls)
• Bekanntmachen mit Bankettverantwortlichem
• Walkthrough
• Testen der technischen Einrichtungen/Infrastruktur

Phase 4: Nachbearbeitung

• Abrechnung/Kostenübersicht / Controlling
  
• Auswertung, Umfrage Teilnehmer
  
• Dankesbrief an Referenten/Teilnehmer
  
• Manöverkritik

Begleitende Massnahmen

• Medien
• Media-Monitoring
• Anzeigen
• Veranstaltungshinweise
• Hinweis auf Internet/Intranet
• Firmeninterne Information
• Newsletter (Konzeption Newsletter)
• Fotograf

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