Problematik: Weltweit sind 64 % aller E-Mails Spam. Damit
ihre Kunden weniger belästigt werden, richten Provider
Spamfilter ein, welche einen Großteil unerwünschter Werbung
blockieren. Aber wo gehobelt wird fallen Späne: auch
angeforderte Newsletter verschwinden in den Klauen der
Spamfilter.
In den USA werden 18,7% aller abonnierten Newsletter nicht ausgeliefert. In Deutschland filtern Provider derzeit 10-20% der angeforderten Newsletter zu Unrecht als vermeintliche Spam-Mails heraus. Dabei können Versender einiges dafür tun, damit ihrem Newsletter dieses Schicksal erspart bleibt.
Generell
Keine unangeforderten E-Mails versenden
Stellen Sie organisatorisch wie technisch sicher, dass niemand gegen seinen Willen E-Mails von Ihnen zugesandt bekommt? Ihre Sorgfalt beim Vermeiden unangeforderter E-Mails ist für Provider und Spamfilter ein wichtiger Indikator bei der Einschätzung, ob es sich um Spam handelt.
Keinen Anlass zu Beschwerden geben
Sind E-Mails von Ihnen erwartet, wird sich niemand beschweren. Beschwerden sind für Provider der zuverlässigste Indikator bei der Einschätzung, ob es sich um unerwünschte Werbung handelt.
Rückläufer aus dem Verteiler nehmen
Werden die Adressen regelmäßig angeschrieben und die Rückläufer (Bounces) aus dem Verteiler gelöscht, so haben Sie eine niedrige Rückläuferrate. Diese Rückläuferrate ist für Provider und Spamfilter ein wichtiger Indikator bei der Einschätzung, ob es sich um Spam handelt.
Vertrauenswürdiger Mailserver
Wenn über einen Mailserver nur seriöse E-Mails versandt werden, steigt dessen Reputation. Wird gespamt, landet der Mailserver auf schwarzen Listen. Verpflichtet sich der Mailserverbetreiber gegenüber den Providern, selbst gegen Spam vorzugehen, besteht die Chance, auf eine Whitelist zu kommen. Versenden Sie deshalb nur über vertrauenswürdige Mailserver, die eventuell in Whitelists stehen. Ein Zentralregister mit Punktekonto-Auskunft finden Sie unter http://www.senderbase.org
Versandtechnik
Mailserver sicher konfigurieren
Gibt es bei der Konfiguration des Mailservers eventuell Sicherheitslücken? Ist er gar ein "Open Relay", so dass Spammer darüber ihre E-Mails versenden können?
Sicheres Newsletteranmeldeformular
Gibt es Sicherheitslücken im Newsletteranmeldeformular, so dass man an das Versandsystem herankommt?
E-Mails konform RFC 2822
Produziert das Versandsystem Mails, die den technischen Normen (RFC 2822) und den Regeln für die Gestaltung professioneller E-Mails entsprechen?
Feste IP-Adresse
Wird die E-Mail von einer festen IP-Adresse aus versandt oder hat sich der Versender mit einer dynamischen Einwahlverbindung an das Internet angeschlossen?
Reverse DNS
Hat die IP-Adresse des versendenden Mailservers einen gültigen Domainnamen?
Korrektes Datum
Stellen Sie sicher, dass Ihr Versandsystem das Versanddatum mitliefert und dass dieses korrekt eingestellt ist.
Korrekte Absender- und Reply-Adresse
Sowohl die Absender- wie auch die Reply-Adresse müssen gültig sein. Wechseln Sie die Absenderadresse auch nicht ohne Grund, da sie von Empfängern oft in ihre jeweiligen Adressbücher übernommen wird, um providerseitige Spamfilter zu umgehen.
Adressen
Nur Opt-In-Adressen mit Einwilligung
Enthält die Adressliste ausschließlich Adressen, von deren Empfängern nachweislich die explizite Einwilligung zum Empfang von E-Mails durch das versendende Unternehmen vorliegt?
Aktuell gepflegte Adressliste
Ist die Adressliste gepflegt? Enthält sie weniger als ein Prozent Bounces (Rückläufer)? Hohe Bounceraten sind ein sicherer Indikator für Spam-Adressen.
Adressen werden regelmäßig angeschrieben
Werden die Adressen regelmäßig (mindestens viermal jährlich) angeschrieben? Beschwerden können auch daher resultieren, dass Empfänger schlichtweg vergessen haben, dass sie sich in einen Verteiler eingetragen haben.
Einwilligung
Hinweis auf Widerspruchsrecht bei Einwilligung
Werden die Empfänger beim Einholen der Einwilligung (Online-Anmeldung) auf ihr Widerspruchsrecht (Kündigungs- bzw. Abbestellmöglichkeit) hingewiesen?
Datenschutzhinweis bei Einwilligung
Werden die Empfänger beim Einholen der Einwilligung (Online-Anmeldung) auf die Verwendung ihrer Daten (Datenschutzerklärung) hingewiesen?
Sofortige Bestätigungs-E-Mail nach Einwilligung
Ist sichergestellt, dass sofort nach Einholen der Einwilligung eine Bestätigungs-E-Mail gesendet wird, in der entweder eine weitere Bestätigung gefordert wird (Double Opt-In) oder in der zumindest eine bequeme Widerspruchsmöglichkeit (Abmeldung) besteht (Confirmed Opt-In)?
Confirmed-Opt-In: bequeme Abbestellfunktion in der Bestätigungs-E-Mail
Wird es dem Empfänger leicht gemacht, nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail dem weiteren Bezug von E-Mails zu widersprechen? Standard ist ein anklickbarer Abmeldelink in der E-Mail. Besonders bequem ist es für Nutzer, wenn Sie auf allen Kanälen (Hyperlink, formlose Antwort-Mail, Telefon, Fax) formlos abbestellen können. Umständlicher ist es, wenn erst auf eine Webseite verlinkt wird, auf der dann die nochmalige Eingabe der E-Mail-Adresse erforderlich ist.
Abbestellung
Bequeme Abbestellfunktion in jeder E-Mail
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