Captiva Software bringt den Digital Mailroom auf den Markt, der sich dadurch auszeichnet, dass eingehende Post, Faxe, E-Mails sowie andere elektronische Datenströme an einer einzigen Stelle im Unternehmen zusammenlaufen. Dokumente und Formulare werden durch Scanner und Software erfasst - das System erkennt und leitet automatisch digitalisierte Images aus Dokumenten und Daten zur Bearbeitung an die entsprechende Abteilung oder Person weiter und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, die Daten zu überprüfen und weiterzuverfolgen. Auf diese Weise lassen sich nicht nur die Bearbeitungskosten und die Papierflut reduzieren, sondern auch Formulare und Dokumente schneller und akkurater versenden.


Der Digital Mailroom basiert auf Captivas Software für die Formularerfassung FW Enterprise, die komplett mit InputAccel, Captivas Plattform für Dokumentenerfassung, verknüpft ist. Der Digital Mailroom lässt sich damit beliebig erweitern, so dass eine zuverlässige Dokumenten- und Formularbearbeitung auch bei schnell wachsendem oder dezentral anfallendem Posteingangsaufkommen gewährleistet ist.

Ein Schlüsselmerkmal des Digital Mailroom ist die Fähigkeit, eingehende Post und Dokumententypen mit Hilfe einer intelligenten Technologie zur Content-Klassifizierung zu erkennen und zu identifizieren sowie Mails automatisch an die entsprechende Abteilung zu versenden. Den führenden unabhängigen Industrieanalysten Harvey Spencer Associates und Strategy Partners zufolge, die sich auf Dokumentenerfassung und Input Management spezialisiert haben, werden diese Funktionen in den kommenden Jahren eine außerordentlich hohe Nachfrage erfahren. Beide Unternehmen prognostizieren, dass allein der Markt für Software zur intelligenten Dokumentenklassifizierung in den Jahren von 2000 bis 2005 um 36,7 Prozent wachsen wird. Sie gehen davon aus, dass dieser Nischenmarkt das am schnellsten wachsende Marktsegment innerhalb des gesamten Input-Management-Bereichs darstellen wird.

Weitere Vorzüge des Digital Mailrooms sind die geringeren Mail-Bearbeitungskosten, die verbesserte Mail-Sicherheit, die sichere Erfassung von unternehmenskritischen Informationen und die schnelle Zustellung zeitkritischer Daten, um die Geschäftsprozesse zu verschlanken. "Der Digital Mailroom wurde entwickelt, um Verzögerungen, Kommunikationsengpässe, überquellende Posteingangskörbe und die immer wieder auftretende Problematik verlorener Post, die seit Jahrzehnten in Unternehmen vorherrschen, erheblich zu verringern", fügt Jim Vickers, Chief Marketing Officer von Captiva hinzu.

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