Nicht nur im Bereich der Abgaben, sondern auch im Bereich der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung setzt die Magistratsabteilung 6 (MA6) der Stadt Wien neue Maßstäbe. Um bei Eingangsrechnungen die aufwändige manuelle Bearbeitung zu vermeiden, entschied sich die MA6 für eine automatisierte Abwicklung über E-Rechnung. Die Rechnungen werden dabei von den Lieferanten an E-Rechnung übermittelt oder einfach direkt in E-Rechnung erfasst und im System signiert. Die signierten Rechnungen werden von Stadt Wien MA6 automatisiert im Archivsystem abgelegt und in SAP verbucht.„Eingangsrechnungen in Papierform bedeuten bislang den komplexen Vorgang einer Zuordnung zu den genehmigenden Stellen und die anschließende Verbuchung der Detaildaten in der Finanzbuchhaltung. Mit E-Rechnung können Eingangsrechnungen exakt den Bestellungen zugeordnet und automatisiert in SAP verbucht werden“, fasst Kurt Lafar, verantwortlich für die Eingangsrechnungsverarbeitung der Stadt Wien, die Vorteile einer Abwicklung über E-Rechnung für die Stadt Wien zusammen und führt weiter aus: „Zusätzlich können wir unseren Lieferanten mit E-Rechnung eine Kostenreduktion bei der Rechnungsstellung, eine Steigerung des Komforts und eine Verkürzung der Übermittlungszeit bieten. Kosten zu senken und Zahlungseingänge zu beschleunigen sind das Ziel jedes Wirtschaftstreibenden.“
E-Rechnung ist die moderne Lösung zur bequemen Übermittlung und Bezahlung von Rechnungen und Dokumenten via Internet. Das System wird von der EBPP GmbH zur Verfügung gestellt und ermöglicht einen Sofort-Einstieg in die neue Welt des elektronischen Rechnungsverkehrs. Die Rechnungen werden mit einem A-Trust-Zertifikat signiert und entsprechen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes. Der Lieferant benötigt zur Teilnahme kein Zertifikat und keine lokale Software.
Lieferanten können entsprechend dem jeweiligen Rechnungsvolumen auf drei unterschiedliche Arten ihre Rechnungen an Stadt Wien stellen:
- Direkte Erfassung der Rechnungen auf www.e-rechnung.at
- Upload der vorerfassten Rechnungen auf www.e-rechnung.at
- Automatischer Rechnungstransfer an das System
Für Lieferanten fallen keine Setupkosten, sondern lediglich Transaktionskosten an und diese liegen unter den Kosten für postalische Rechnungen.
Die eingelieferten oder im System erfassten Rechnungen werden in E-Rechnung mit einem auf die EBPP GmbH ausgestellten Zertifikat signiert und erfüllen alle legistischen Rahmenbedingungen. Die Stadt Wien holt die Rechnungen aus dem System ab und leitet sie automatisiert in das Archivierungssystem und die Finanzbuchhaltung weiter. Im Rahmen des Workflows muss nun nur noch die Zahlung freigegeben werden. Lieferanten wissen durch die Nutzung von E-Rechnung, dass die Fakturen ihr Ziel erreicht haben und wann sie verarbeitet wurden.
Für den optimalen technischen Betrieb von E-Rechnung steht die Raiffeisen Informatik GmbH. Dieser Partner garantiert die Qualität der dahinterstehenden Lösungen, ständige Verfügbarkeit sowie höchste Datensicherheit aufgrund der langjährigen Erfahrung als Bankenrechenzentrum.
Mit freundlicher Genehmigung von Computerwelt.at
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